Datenschutzerklärung

Stand: 2026-05-17

1. Verantwortlicher

Mailantis®
Bockgasse 3, 4020 Linz, Österreich
UID: ATU 80124036
Telefon: +43 (732) 29-70-03
E-Mail: [email protected]

Datenschutzverantwortlicher: Jan Hofer (Geschäftsführer), erreichbar unter [email protected].

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist, um unsere Dienste bereitzustellen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen oder berechtigte Interessen zu wahren. Verarbeitung erfolgt nach DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Bereitstellung der Website (mailantis.eu)

Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum, aufgerufene Seite, Referrer, User-Agent). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

Für die statistische Reichweitenmessung setzen wir Google Analytics (Google Ireland Limited) ein. Die Verarbeitung erfolgt erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Cookie-Banner. Rechtsgrundlage: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3.1a MailCheck-Tools (Tool-Seiten und Vollcheck)

Wenn Sie auf mailantis.eu einen DNS- oder TLS-Check mit MailCheck ausführen (SPF, DKIM, DMARC, MX, BIMI, MTA-STS, TLS-RPT, DNSSEC), übermitteln wir je geprüfter Domain einen Datensatz an unsere API (cert-api.mailantis.com) mit folgenden Feldern: geprüfte Domain, Check-Typ, Spracheinstellung (de/en), Zeitstempel, Ihre IP-Adresse, ein daraus abgeleiteter Länder-Code (zwei Buchstaben) sowie eine zufällig generierte Session-ID. Verarbeitet wird über unseren Edge-Provider Deno Land Inc., Edge-PoP Frankfurt. Ihr User-Agent und sonstige Geräte-Identifier werden nicht gespeichert. Zweck: aggregierte Nutzungsstatistik zur Weiterentwicklung des kostenlosen MailCheck-Tools und Missbrauchserkennung. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 90 Tage für Einzelereignisse und Sessions, 13 Monate für aggregierte Zähler.

DNS-Auflösung über Drittanbieter. Die eigentlichen DNS-Abfragen stellt MailCheck direkt aus Ihrem Browser per DNS-over-HTTPS. Empfänger sind die öffentlichen Resolver von Google LLC (dns.google) und, als Ausweichweg, Cloudflare Inc. (cloudflare-dns.com) — beide mit Sitz in den USA. Übermittelt wird dabei die von Ihnen eingegebene Domain; Mailantis sieht diese Abfragen nicht. Wir setzen bewusst diese Anbieter ein, weil derzeit kein europäischer DoH-Dienst die von MailCheck benötigte JSON-Schnittstelle bereitstellt. Einzelheiten zu Rechtsgrundlage und Transfergarantien finden Sie unter Empfänger / Auftragsverarbeiter.

3.2 Account und SaaS-Nutzung (app.mailantis.eu)

Bei Registrierung verarbeiten wir Account-Daten (Name, E-Mail, Firma, ggf. UID). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Während der Nutzung verarbeiten wir DMARC-Aggregate-Reports (Header-Daten, Sender-IPs). Forensic-Reports enthalten potenziell personenbezogene Daten (Mail-Adressen); standardmäßig pseudonymisiert. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse zur Spoofing-Abwehr.

3.3 Kontaktaufnahme

Bei Kontakt verarbeiten wir die mitgeteilten Daten (Name, E-Mail, Anfrage). Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahme oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO).

3.4 Newsletter

Bei Newsletter-Anmeldung mit ausdrücklicher Einwilligung. Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerruf jederzeit per Abmelde-Link.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Subdienstleister ein:

Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) liegen vor und sind auf Anfrage einsehbar. Für die Übermittlung an Google in die USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO sowie der EU-US Data Privacy Framework-Angemessenheitsbeschluss; eine Einwilligung des Betroffenen ist zusätzlich erforderlich.

Kontaktformular (Formspree). Das Kontaktformular wird über Formspree Inc. (USA) zugestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Sie können uns stattdessen jederzeit direkt per E-Mail an [email protected] erreichen.

DNS-Abfragen in MailCheck und den Free-Tools. MailCheck und die kostenlosen Tools lösen DNS-Einträge direkt in Ihrem Browser über DNS-over-HTTPS auf. Die von Ihnen eingegebene Domain wird dabei an die öffentlichen Resolver von Google LLC (dns.google) und Cloudflare Inc. (cloudflare-dns.com) übertragen, beide mit Sitz in den USA. Mailantis erhält diese Abfragen nicht und speichert sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Prüfwerkzeugs). Für das Rate-Limit legt der Browser zusätzlich den Schlüssel mailantis-mailcheck-rate in der sessionStorage ab; er verlässt Ihr Gerät nicht.

5. Speicherdauer

• Server-Logs: 14 Tage
• MailCheck-Tool-Ereignisse: 90 Tage; aggregierte Zähler: 13 Monate
• Account-Daten: für die Dauer der Vertragsbeziehung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• DMARC-Aggregate-Reports: konfigurierbar 30 / 90 / 365 Tage je nach Plan
• Forensic-Reports: 30 Tage, Opt-out möglich
• Buchhaltung / Rechnungen: 7 Jahre (§ 132 BAO)

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21)
• Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (in AT: dsb.gv.at)

Anfragen richten Sie bitte an [email protected]. Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

7. Sicherheit der Verarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein: TLS-Verschlüsselung, Verschlüsselung at-rest, Multi-Faktor-Authentifizierung, Audit-Logs, regelmäßige Penetration-Tests, Mitarbeiter-Sensibilisierung.

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche oder tatsächliche Umstände anzupassen. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir aktiv per E-Mail an angemeldete Nutzer.

Bei Fragen zum Datenschutz: [email protected]